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Tips for Time Management

分秒必爭─時間管理不求人

撰文  

 曾琦惠

　　看著黑板上倒數計時的天數一日日減少，五十、四九、四八……，再看看桌上堆積如山的課本，總不免望書興嘆，「一天有四十八小時可用該有多好。」可是每週扣除上課、補習、課輔的時間，可以利用的已經不多。每次好不容易排除雜事坐到書桌前，卻常常東摸西摸，這邊發個呆、那邊恍個神，一個晚上一溜煙又過去了。生活就在時間流逝的緊張感、成績不佳的挫敗感與虛度光陰的懊悔感中陷入惡性循環！這聽起來很可怕！可是，類似的例子卻總是存在我們四周，仔細想想，你是不是也有這樣的毛病？是不是也產生了時間管理的危機而不自知？尤其在分秒必爭的衝刺時段……。


　　時間管理的觀念目前普遍被企業界所重視，但比起一般企業人士，高中生的時間管理是單純許多，至少學生不用與人周旋、開會、應付繁雜的瑣事與排山倒海的工作量；只是成堆的書與大大小小的考試也的確夠煩人，如果沒有時間管理的觀念，同學面對緊鑼密鼓的課業與考試，肯定焦頭爛額。

　　美國著名管理學家 David Allen 曾提出「計畫概念化」的說法，他認為將所有事情與資料一股腦兒地塞進大腦是最為不智的，應該利用記錄的方式讓計畫「概念化」。這個方法用在讀書上面，即是妥善分配我們的讀書進度、教材與時間，將繁雜的功課概念化於紙上……講到這裡，同學們是不是開始覺得熟悉了，沒錯，這就是我們時常強調的──讀書計畫。?


課餘時間大搜索

　　常聽同學說道：「其實我真的很想念書，可是就是沒時間！」這的確是個問題。高中生每天在學校上課就耗去大半時光，回家後可自行利用的部分本來就很有限，又要扣掉吃飯、睡覺、洗澡、休閒等日常作息，時間所剩無幾。因此，如何充分利用零碎時間讀書是很重要的。但在思考要如何運用時間以前，我們得先知道，自己一天有多少時間可供利用？我們都在忙些什麼？把時間都花費在哪兒了？


將每天可利用的時間找出來

　　要挖掘出未利用的「潛在時間」，得先透視自己目前時間利用的「盲點」。人的習慣、成見、性格及思維模式都會影響自己時間管理的方式，長久下來，更會讓我們利用時間的行為與想法僵化。同學不妨參考下表，試著把一天的作息記錄下來，好好檢視目前時間利用的習慣。

日常作息檢視表

星期

時間
一
二
三
四
五
六
日
06：00       
07：00       
08：00       
09：00       
10：00        
11：00       
12：00       
13：00       
14：00       
15：00       
16：00       
17：00       
18：00       
19：00       
20：00       
21：00       
22：00       
23：00       
24：00       

　　現在，你對自己的時間分配還滿意嗎？是否覺得花在某件事情上的時間實在多得誇張？是否發現自己原來是個「拖拉大王」、「慢吞吞界的代表」？

　　當然，發現盲點後就要趕緊調整自己的作息與習慣，使時間利用更有效率。建議同學，拿枝色筆畫出「扣掉必要花費時間後可利用的時間」，如此你每天可自行運用的時段便一目了然啦！


創意的零碎時間運用

　　我們假設同學一天的作息是：早上六點十五分起床、七點上學、下午五點半回到家、六點半補習、晚上九點半回家、十一點準時上床睡覺，那麼你一天有多少時間可以念書？

　　如果你說：「從九點半到十一點，有一個半小時！」那你可就落入僵化的時間思維模式裡了。或許你會面帶不屑、嗤之以鼻地說：「一定又要叫我們在公車上背單字、上廁所時K歷史、下課十分鐘『嗑』書、朝會還帶個字卡去『啃』吧！」「零碎時間足以造就偉大的事業」，以一個學生來說，如果能把零碎的一分一秒都用來念書，真是最理想不過了，但想必大多數人都做不到！只是，時間浪費了可惜，真的做到了生活也未免太過沉重，該怎麼辦？

　　誰說單字、課文一定要看著背？誰說下課時間一定要悶著看書才可以把上一節的課程吸收？誰說只有讀課本、教科書才算將時間做了精準完美的利用？如果你不喜歡在空閒、休息時間裡埋首K書，不妨利用巧思，稍微改變一下讀書方式，也許會收到不錯的效果。例如善用錄音機或錄音筆錄下自己念單字、課文的聲音，在坐車時或睡前播放。

　　我們以往多使用「視覺記憶」，形成背書一定要「看著背」的刻板印象，其實「聽覺記憶」是個更值得開發的領域。我們一定都有一組電話號碼、一首歌聽一次就會背的經驗吧！因為我們的記憶對耳朵接收到的訊息也是很靈敏的。所以可以的話，不妨「邊聽邊看」，相信更容易加深我們的印象。

　　另外，下課時間如果不想悶著念書，不妨與同學討論剛剛上課的內容，盡快將有疑問的地方弄懂；有人喜歡利用下課時間作試題，這也是不錯的方式，僅有的十分鐘更可磨練自己的答題速度。而利用這些零碎時間研讀的東西也不一定要以課內教材為主，報紙及《升學資訊》都是不錯的素材唷。


創造塊狀時間

　　比爾蓋茲的亞洲首席智囊、微軟亞洲研究院院長兼首席科學家張亞勤，不管工作多繁忙，他堅持每天下午一點半到四點半擁有三個小時的「腦筋自由時間」，用於思考、閱讀及寫作，而他的祕書在這時候從不幫他接進任何電話。臺灣經營之神王永慶每天晚上九點半睡覺，午夜十二點半起床，一直到清晨六點再回去補眠，他利用深夜到清晨這段時間作決策、閱讀與思考。

　　你會說：「高中生哪來這種美國時間？」沒錯，高中生因為在校上課，作息無法有多大變化，但大家畢竟也不像張亞勤、王永慶那樣日理萬機，需要絕對安靜不被打擾的時刻思考、決策。因此上面兩個例子告訴我們，成功的人物常常都有一種特殊的時間安排計畫，即是「創造塊狀時間」。

　　善用零碎時間固然能成就許多事情，但對提升讀書效率與品質來講，完整的塊狀時間才是最重要的。同學可以根據自己生活作息的規律，從中找出精神狀況最佳、最不容易被打擾的完整時段，創造一個完全屬於自己的塊狀時間，如三十分鐘、一個小時、兩個小時，甚至更久。在這段時間內，你可以將手機關機、電腦關掉、不要讓任何人來打擾，完全專心於做自己的事。

　　以放學之後的時間來講，建議平常可把雜事集中在七點前完成，從七點到十一點便有一段完整的塊狀時間；週末假日更可一口氣創造數個塊狀時間。若能養成在一個科目上專注研讀一段時間的讀書習慣，想必能累積驚人的學習成果。


讀書計畫量身訂作

　　發掘出每天可利用的時間後，如果不知道該作什麼事情那也枉然，因此，一份好的、可以落實的讀書計畫就顯得更為重要。現在距離學測只剩下五十天左右，你是否已有一套完整的作戰模式與計畫了？


依照目標、時間與素材訂定讀書計畫

　　在訂定計畫前，你必須再對自己的備戰指數作一番檢測，以便及早發現複習的問題與盲點，並利用讀書計畫的擬定、調整加以補救。讀書計畫的擬定元素不外乎「目標、範圍、時間和素材」，因此除了剛剛談過的時間外，你還要知道你複習到哪個程度了？你還有哪些範圍要讀？你將以哪些教材作為研讀對象？而你的目標究竟在哪兒？

　　學測成績主要為甄選入學第一階段的門檻，因此便可以自己設定的目標校系為參考，根據該科系所要求的考試科目與採計方式，來決定讀書時間的分配，再依據自己的學習情況設定需更加努力的重點科目。例如你的目標校系只採計國文、英文、社會三科，又沒有總級分的顧慮，那你大可先將準備重點放在此三科；而假設三科之中，你的英文程度最差、特別需要補強，那麼多花一點時間在英文上自然是不可避免。

　　學測剩下約五十天，一分一秒當然都得花在刀口上，因此，如何選定研讀的「素材」也很重要。所謂「素材」便是你預定研讀的對象，如課本、輔助教材、筆記……。分冊課本畢竟是基本教材，因此無論你準備了多少材料要研讀，最好還是先將課本讀透比較好；其次便是輔教叢書、參考書、講義，這部分同學可依自身程度及需求決定要讀到何種地步。而決定此一階段要念的素材後，便要安安分分、完完整整地將其讀熟，不要三心二意，例如決定要念國文課本，便徹底把課本念過一遍，不要念完第一課後發現講義好像也不錯，於是第二課念講議、第三課又跑去念輔教叢書……，到頭來將會有不知道自己的準備是否確實的疑慮。


擬定讀書計畫的原則

　　　除了目標、時間與素材外，擬定總複習讀書計畫，尚有幾點原則須要注意：

  1. 擬定讀書計畫前要先評估自己的實力，對以往的學習狀況誠實面對、虛心檢討，進而了解自己的強科與弱項。面對表現不佳的科目，不論基礎有多差，仍應分配適當時間來複習，甚至多花些時間補強，確實掌握其中基本、簡單的部分。
  2. 找到適合自己的複習方式。有的人喜歡一天複習同一科，以延續該科的讀書情緒與保持學習脈絡的清晰，甚至能享受「卯起來跟某科耗」的快感；但對單科容易厭倦的人來說，較適合一天內複習多科，以富變化的交替方式加強學習的動機和興趣。究竟哪種方式好，當然得看個人的習慣而定。
  3. 嘗試找出自己狀況最好的時段讀書，即所謂的「黃金時刻」，建議將較艱難、枯澀或不喜歡的科目安排在這個時段複習。
  4. 採取循環式讀書計畫。在剩餘的五十天裡，把時間分成第一循環（三十天）、第二循環（十五天）、第三循環（五天）。所謂一個循環，就是把學測的每個科目都讀一遍，當然每次時間、深入程度都不會一樣，原則上第一循環時程較長、較深入；第二循環略短，旨在強化記憶；第三循環更短，目的在最後回鍋衝刺、確定無「漏網之魚」。
  5. 複習的要旨在於「精」，寧可徹徹底底、紮紮實實地讀過一、二遍，也不要採蜻蜓點水或囫圇吞棗的方法。
  6. 要兼顧新舊課程的學習。在考前分秒必爭的時刻，舊課程的複習固然重要，但高三上學期的新課程也不容忽視，避免萬一因甄選入學失利而使自己陷入兩頭空，例如，可將念書的三分之二時間拿來複習舊教材、另三分之一時間研讀新進度。而課程是循序漸進，後面課程一定是延續前面而來，因此學習新課程時，要將之前的相關章節一併整理研讀，如此「一兼二顧」，不但能事半功倍、節省時間，還能增進自己融會貫通的能力。
  7. 要安排適當的彈性時間，畢竟課本的難易度不是每一課都相同，而同學的學習成效也視當天情緒、身心狀況有所不一，就如同我們算十道數學題目的時間不會每天都一樣。因此，一份好的讀書計畫表應該計入這些無法掌握的時間與因素，建議每週安排二至四小時的彈性時間，用於補足沒念完或學習不周全的部分。



讀書計畫施行小盲點

　　現在潛在的讀書時間挖掘出來了，讀書計畫擬定的訣竅也掌握了，只要能按部就班地實行，總該沒問題了吧？可是，「聞聲救苦」的小編怎麼還聽見同學的陣陣哀嚎呢？「擬定好的讀書計畫總是無法實現，怎麼辦？（慌～）」、「我照著計畫表念了，可是成績不但沒有進步，反而讓自己焦頭爛額、筋疲力盡，為什麼？（沮喪～）」、「讀書計畫進行了，可是還是覺得好空洞，怎麼會這樣？（著急～）」、「拜託幫我擬定世界上最強的讀書計畫吧！（跪求～）」……。這些問題各位是否似曾相識？或者已經贊同地點頭如搗蒜？現在，就讓小編來為大家找出讀書計畫在擬定與施行上時常出現的「bug」（困擾）吧！

　　讀書計畫無法實現，必須檢討兩個層面，一是計畫本身是否不切實際、難以執行，二是自己是否怠惰偷懶、延宕進度。讀書計畫常有「過於理想化」及「過於鬆散」兩種狀況，前者會造成自己疲於奔命，無法喘息，後者會造成浪費時間、學習空洞的現象。因此如果讀書計畫有問題，就要趕緊調整，確實考量自己在一定時間內讀多少書是最有效果的，否則進度常常無法照著計畫走，不但要面臨屢屢修改計畫的窘境，更會增加念書的挫折感。

　　此外，也要記住「計畫永遠趕不上變化」，沒有一張計畫表是「萬年不變」，因此讀書計畫的製作要保持彈性，可隨著各種突發狀況或自己身體、心理狀態作調整，切勿不知變通，產生削足適履的情況。

　　另一方面也別忘了，人最大的盲點常常是自己的態度與習慣，如三分鐘熱度、懶散、不專心、馬虎、沒耐性、沒毅力……等等，這些都是導致讀書計畫無法實行的罪魁禍首。如果你的「bug」來自於此，恐怕得盡快將它們「趕盡殺絕」，否則它們都是阻礙讀書成效的致命傷。畢竟計畫是用來執行的，若未確實執行，作得再完美都沒用。

　　世上沒有「最好」的讀書計畫，只有「最適合」的。而能替自己「量身訂作」讀書計畫的人只有自己，外人所能提供的也僅僅是製作表格的原則與提醒注意事項而已。因此，就算你的計畫表沒有左邊的同學精美，也沒有右邊的同學細膩，只要它是依照你個人的讀書習性、狀況與方式研擬的，這就是「屬於你」、獨一無二的計畫表，不妨相信自己，貫徹施行，別再東張西望、心猿意馬啦！


結　語

　　一份好的讀書計畫僅代表在往後的讀書道路上有一個依循的準則，並不保證你的成績就會突飛猛進。畢竟說穿了，對一個能時時惕勵自己、知道自己要什麼、知道自己在做什麼的人來說，有沒有計畫表都沒關係，因為成功的關鍵，還是取決於人的態度與行動。

　　最怕同學本末倒置，把太多時間花在研擬計畫表上，執行時卻流於紙上談兵，無法實現。提醒同學在擬定讀書計畫後，要保持「按表操課」的毅力與決心，如此才能淋漓盡致地發揮計畫表的功能。
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